内容証明郵便とは
内容証明郵便とは、①どんな内容の手紙を、②いつ相手に出したのかを、郵便局が証明してくれるサービスです。
具体的にどのような場合に使用されるのか
１．法的効果が発生する文書を送信したい場合
例：賃貸借契約等の契約解除の「通知書（内容証明郵便により）」
２．特定の時間や日付に文書が送信されたことを証明したい場合
例：保有する債権の消滅時効期間ギリギリの時に、権利行使する旨（内容証明郵便により）を告げることで、時効の完成を阻止
内容証明書作成上のルール
１、「用紙」のルール
まず「用紙」ですが、内容証明郵便で使用される「用紙」のルールは特にありません。
なので、原稿用紙、コピー用紙、メモ用紙でもよく、大きさの規定（A4、A3、B5でも可）もありません。
また作成方法は、手書きでも、パソコンのWord等でも作成可能です。
ただし、ここで注意が必要になるのが、内容証明書が２枚以上になるときです。
この場合、その枚数に応じて契印・割印が必要になります。
２，「文字数」のルール
「文字数」のルールにについては明確な規定があります。
縦書きの場合：「１行２０文字以内、１枚につき２６行以内」
※制限内であれば、少ない文字数・行数でも構いません。
横書きの場合：「１行１３文字以内、１枚につき４０行以内」又は
「１行２６文字以内、１枚につき２０行以内」
文字数を数えるのが面倒な方は、市販の内容証明の用紙や４００字詰の原稿用紙を準備されるといいと思います。
３，「使用できる文字」のルール
・ひらがな、カタカナ、漢字、数字
・英字は、固有名詞にのみ使用できます。（例：名前、国など）
・一般に記号として使用されているもの
※英語や中国語、その他の外国語による内容証明書は原則認められません。
そのため、外国の方でも日本語で作成しなければいけないので注意が必要です。
※記号の文字数の扱い方、制限については郵便局のホームページよりご確認いただければと思います。
４，「訂正の場合」のルール
訂正するときにも厳密なルールがあります。
STEP１：間違えた箇所を二重線で消す。
STEP２：欄外に「〇字削除、〇字加入」と記載する。
STEP３：差出人の判を押す（実印でも可能、三文判も可能）
また、郵便局に出しに行く前に誤字・脱字のチェックは行った方がよいでしょう。
郵便局では、内容は証明できても、請求金額などの金額までの間違いは教えてくれません。
５，「封筒」のルール
普通の手紙と同様で、表面に宛先を、裏面に差出人の住所氏名を記します。
ここでも注意ですが、封筒の封はしないでください。
郵便局にて内容を確認した後、手紙を入れて封をするようになっています。
また、資料や写真の同封はできません。
もし、資料や証拠となる存在を受取人に伝えたい場合は、手紙の本文に以下のように記します。
「ご希望される場合は、いつでも資料のコピーを差し上げるよういがあります」等の文言を添える。
６、文書に必ず記載すること
①差出人と受取人の住所や押印について
・手紙の冒頭か最後に記載することが義務付けられている。
・差出人の横への捺印は、法律上義務ではないので押しても押さなくてもどちらでも可能です。
②文書のタイトル・時候の挨拶の有無について
・タイトルは義務ではないので内容に合っていれば何でもよい。迷う場合は、単に「通知書」でも可能。
・時候の挨拶は内容証明書には記載不要です。
③代理人に出すとき
・代理人（行政書士や弁護士、親族や知人など）に出してもらうことも可能。
・文書を他人に書いてもらい、自分で受取人へ送り、その後の交渉も自分で行う場合は、本人の住所氏名を記載する。
・代理人に全てを依頼する場合は、誰の代理人なのか明記が必要です。
都知木行政書士事務所では、内容証明書の代理作成も可能です。
上記の内容は、主に紙ベースでの書き方を説明しましたが、「電子内容証明書」の作成も行っています。
電子内容証明書の場合は、郵便局へ出向く必要もなく、２４時間対応しているためお勧めです。
当事務所へ内容証明を依頼する場合の料金は、１１，０００円（郵便局への手数料１６５０円込※）です。
※手紙３枚までの料金です。以降５枚までの制限で１，１００円加算
その他ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡ください。