訪問記録はいつ必要？
い地域以外の輸出許可申請を進めていると、必ず一度は出てくる疑問があります。
まず前提として、訪問記録は、すべての案件で必須ではありません。
そのため、結論から申し上げると「訪問記録は“必須書類ではない”が、求められる場面がある」ということになります。
つまり、「確認が不十分な場合の補強資料」という位置づけになります。
どのような場合に求められるのか？
審査で見られるポイントとして、「その会社は本当に存在し、適切に使用されるのか？」があげられます。
通常の提出資料（登記簿・会社案内・HP）だけでは、「実在性の裏付けが弱い」「実際に稼働しているか不明」「懸念用途の有無が見えない」というケースがあるため、現地確認＝訪問記録が重要になるというわけです。
訪問記録が必要になる代表的なケース
①中国向け輸出（初めての引き合い・初めて輸出する輸出者）
よく指摘されるのが、「同一住所に複数企業」で、外部の人間が容易に工場内に出入りできる場合や、どの会社が使用するのか不明、工場実態が確認できない等、訪問記録がないと説明が難しくなります。
②非ホワイト国（い地域以外）はケースバイケース
中国以外の非ホワイト国については、一律ではなく案件ごとの判断になることが多いようです。
一概には言えませんが、ホームページがなかったり、登記資料が弱い、新興国の中小企業の場合は、求められる可能性があります。
訪問記録で確認すべき内容
工作機械を例に、どのような記録を求められているのか、下記に記載しました。
１．需要者情報等
・訪問日：
・訪問先（会社名（英語名併記）、住所）：
・訪問者（氏名、役職）：
・先方対応者（氏名、役職）：
・訪問先の入口（社名、番地が確認できる看板等）、建屋全体の写真等、敷地内のレイアウト図（貨物設置工場を明記）等（別添１参照）
２．需要者の事業内容
・懸念事業（軍関連、航空宇宙、原子力等）の有無：
・軍及び軍関連企業等との取引実績の有無：
３．輸出する貨物の使用目的
・加工ワークの図面・写真等（別添２参照）
・加工ワークの納入先・最終製品の写真等（別添３参照）
４．設置工場内の確認事項
・貨物の設置予定時期：
・工場レイアウト・設置場所の写真（別添４参照）
・立入禁止区域、懸念事業を行っている形跡がないか：
・同一敷地内または同一建屋内に同居企業の有無（有れば、会社名（英語名併記）・事業内容、取引関係の有無等）：
・工場の稼働状況等：
・工場の施錠等の有無（セキュリティー管理体制）：
・工場が建設中の場合にあっては、完成時期、稼働スケジュール（設置から本格稼働まで）：
５．敷地周辺
・近隣に軍事施設や立入禁止区域等がないか：
経済産業省のQ＆A Q19を参照して頂くと詳しい記載がありますので、参考にしてみてください。