電子定款とは
電子定款とは、定款（ていかん）とは、会社の基本情報や規則などが記載された「会社のルールブック」であり、会社設立において最も重要な書類のひとつです。
定款を電子ファイル形式（PDF）で作成したものが電子定款です。
電子定款は2002年からはじまり、2019年3月にはテレビ電話による認証手続きも開始されました。
電子定款であれば、認証時に必要な収入印紙代の約4万円が不要になります。ただし、電子定款を作成するために専用の機器やソフトを揃えなければならず、かえって費用が発生する可能性があるため注意が必要です。
ここからは電子定款の具体的な作成方法と手続きについて説明していきます。
電子定款を作成するために必要な機器・ソフトは次の通りです。
- 電子証明書付きのマイナンバーカード （※紙の通知カードは不可、詳細はこちら）
- 電子署名ソフト （※代表的なソフトは「Adobe Acrobat」）
- ICカードリーダライタ （※マイナンバーカードに対応したもの、詳細はこちら）
- 電子署名プラグインソフト （※PDF化した定款に電子署名を付与するためのソフトウェアのこと）
電子定款を作成するために必要な上記の機器・ソフトを一から揃えると、逆にコストがかかる可能性があります。
会社設立後、機器やソフトを使用する予定がない場合には、行政書士に依頼した方が長い目で見れば、時間もコストも省けるかと思います。
電子定款の作成手順
続いて、電子定款の作成手順について説明します。
STEP1. 定款を電子データで作成する
紙定款と同じプロセスで定款文章をパソコンなどで作成します。
定款の項目は、かならず記載しなければいけない「絶対的記載事項」と、定款に記載することで効力を発揮する「相対的記載事項」、また、それらに該当せず違法性がない事柄の「任意的記載事項」に分けられています。
絶対的記載事項の項目が書かれていないと定款自体が無効になるため、注意が必要です。
- 事業の目的
- 商号（会社名）
- 本社所在地
- 資本金額（出資財産額）
- 発起人の氏名と住所
上記の内容は必ず定款に記載しなければなりません。
また、定款には会社法によって一定の基準が設けられており、法に準じていないものは無効となってしまいます。事前に公証役場へメールやFAXなどでデータを送ると内容を確認してもらえるので、作成したらチェックしてもらうようにお願いします。
2. 定款を電子化する
公証役場で定款の中身を確認してもらったあと、PDF変換ソフトを使って電子化します。
電子署名とは「その電子文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないことを証明するもの」で、紙の文書における押印やサインと同等の役割を果たすものです。
作成した定款をPDFに変換して電子署名を挿入するためには、対応するソフトが必要になります。代表的なソフトとして「Adobe Acrobat」がおすすめです。（私もこちらを利用しております）
3. ICカードリーダライタで電子証明書を読み込む
PDF化した定款に電子署名をつけるための電子証明書はマイナンバーカードのICチップの中に保管されているため、ICカードリーダライタを使用して電子証明書を読み込みます。
※マイナンバーカードは郵便やパソコン・スマートフォンから交付申請が可能ですが、発行までは時間がかかる可能性があるため、電子 定款の申請を考えている場合は早めに手続きをするようにしましょう。
4. PDF署名プラグインソフトを使って電子署名を付与する
ICカードリーダライタで電子証明書を読み込んだら、署名プラグインソフトを使って電子定款のPDFデータに挿入します。これで電子定款の完成です。
マイナンバーカードに対応したICカードリーダライタには、接触型と非接触型の2種類があり、1,000〜4,000円程度と機能により値段は異なります。
ここまでが電子定款作成までの流れになります。
電子定款作成後は、公証役場で認証してもらう必要があります。
次の項で電子定款の認証の流れについて説明します。