株式会社を設立する場合は、作成した電子定款を公証役場で認証してもらう必要があります。

 

電子定款の認証手続きは以下の流れで進めます。

 

　法務省のオンライン申請システムに利用者情報を登録し、申請

                                                         ▼

　法務省のサイトから申請用のソフトをダウンロードし、定款を送信

                                                         ▼

　定款のデータを公証役場にて受け取る *電話による事前予約必須

 

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電子定款の認証に必要なもの

電子定款の認証には以下のものが必要です。公証役場へ出向く際には忘れず持参するようしておきます。

※電子定款の認証が必要なのは株式会社のみであり、合同会社などほかの会社形態は不要です。

 

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電子定款で作成するメリット

電子定款は、紙の定款よりも効率的に手間やコストを削減できるメリットがあります。

１．紙の定款よりも早く作成できる

メールや申請フォームによるオンラインでやり取りを行うため、公証役場に直接出向く必要がありません。また、紙の定款のように書類を用意する必要もないことから、よりスピーディーに定款を作成・認証することができます。 ただし、認証をもらった電子定款のデータは、公証役場で直接受け取らなければならないので注意しましょう。

２．紙の定款よりも低いコストで作成できる

電子定款は電子情報であり印紙税法の対象外となるため、印紙代4万円がかかりません。会社設立時の法定費用を抑えることができます。

 

 

電子定款で作成するデメリット

電子定款は紙の定款と比べて多くのメリットがありますが、機器購入の準備費用などのデメリットも理解した上で、どちらで作成するのか判断することが大事です。

１．機器やソフトの準備費用がかかる

電子定款の作成は、文書を作成しPDF化したファイルに電子署名を入れることで有効とされます。そのため、Microsoft WordやAdobe Acrobatのようなソフトウェア・ICカードリーダライタなどの周辺機器を用意する準備費用が発生します。 ソフトウェアやICカードリーダライタを既に持っている場合は電子定款で作成する方が費用を抑えることができますが、持っていない場合は周辺機器の準備費用が印紙代4万円を超えてしまう可能性があるため、注意が必要です。 自身の環境にあわせて紙の定款にするか、電子定款にするか判断しましょう。

２．申請後はデータの修正ができない

一度オンライン申請してしまうと修正・変更をすることができません。 修正が必要な場合は再申請することとなり、再電子定款認証を受けるための手数料5万円、保存手数料300円が再度発生してしまいます。

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電子定款作成におけるポイント

企業の基本情報や根本原則が記載された定款（ていかん）を、電子ファイル形式（PDF）で作成したものが電子定款です。

従来の紙定款と比べて、手間やコストを削減できるメリットに対し、文書作成ソフトや周辺機器購入などの準備費用がかかります。

電子定款を作成する以外にも機器やソフトを使用する可能性がある場合には、電子定款のほうがお得かもしれませんが、そうでない場合には逆にコストがかかってしまう可能性があります。

定款を作成する際は、どちらの作成方法が自身にあっているか、メリットとデメリットを理解した上で作成するようにしましょう。

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その他ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。